(0755-01) Drukkerij H.P. de Swart & Zoon

Beheer en overdracht: Een bedrijfsarchief vormt de neerslag van de bedrijfsprocessen van een bedrijf. De opgemaakte en ontvangen stukken worden bewaard en dienen voor de eigen bedrijfsvoering, de verantwoording en als 'geheugen'. De praktijk wijst uit dat bij acquisitie van een bedrijfsarchief vaak weinig is terug te vinden van het feitelijke bedrijfsproces. Het archief van de drukkerij De Swart vormt hierop geen uitzondering. Het archief is onvolledig. Van de neerslag van het productieproces van 'drukorder tot boeking van aflevering' is weinig bewaard gebleven. De stukken die in het archief bewaard zijn gebleven, hebben overwegend een juridisch-historische context. Behalve drukker was drukkerij De Swart ook uitgever.(25) Helaas is van deze bedrijfsactiviteit niets bewaard gebleven. Met behulp van de accountantsrapporten uit de periode 1920-1945 kan deze activiteit voor een deel worden gereconstrueerd. Enkele periodieken die werden uitgegeven en gedrukt door drukkerij De Swart waren: Wegen, Militaire Spectator, tactisch gegeven en Ons Bolwerk. In 1928 werd de advertentie-exploitatie van de Vereeniging tot Bevordering van het Vreemdelingenverkeer te Den Haag overgenomen. Bij de overname verplichtte drukkerij De Swart zich het tijdschrift Haagsche Gids gratis te drukken. De uitgave werd in 1931 gestaakt wegens oplopende verliezen. Het bedrijfsarchief van De Swart is vermengd met persoonlijke bescheiden van familie De Swart. De stukken uit het familiearchief, die dateren uit de achttiende, negentiende en twintigste eeuw, zijn in hoofdzaak beschreven in de rubriek 'Jubilea en geschiedenis'. Een moment is overwogen om het familiearchief als apart archief op te nemen. Echter gelet op het karakter van het familiebedrijf zijn de stukken van het familiearchief opgenomen in het bedrijfsarchief. Het 'routinearchief', waarvoor bewaartermijnen al dan niet wettelijk zijn vastgesteld, zoals: inkoopverkooporders, boekhoudkundige stukken, correspondentie, productierapporten e.d. werden niet in het archief aangetroffen en moeten als verloren worden beschouwd. Uit de Administratie van de order kan worden afgeleid welke bedrijfsprocessen plaatsvonden en welke neerslag zijn weg vond naar het archief. De accountantsrapporten en notulen van de vergaderingen van aandeelhouders bieden ook voldoende aanknopingspunten om een overzicht van de bedrijfsactiviteiten en bedrijfsresultaten te krijgen. In 1987 werd een gedeelte van het archief van de drukkerij De Swart, periode 1804-1962, in bewaring gegeven aan het Haags Gemeentearchief. In 1998 werd een aanvulling van het archief tot 1996 in bewaring gegeven. Bewerking: Het archief was ongeordend en niet voorzien van toegangen. Bij overdracht van het archief werd een globale plaatsingslijst gemaakt. Het archief had een omvang van 15 strekkende meter. Van de 15 strekkende meter was circa 9 m. serieel geordend (orderboeken e.d.) en bestond circa 6 strekkende meter uit 'losse stukken'. Met de uitvoering van de archiefbewerking werd in december 1998 gestart. De bewerking verliep in vier fasen: 1. Het uitvoeren van een institutioneel- en archieftechnisch onderzoek; 2. Het selecteren van het archief in blijvend te bewaren bestanddelen en in te vernietigen bestanden; 3. Het beschrijven en het ordenen van het blijvend te bewaren archief; 4. De materiële verzorging van het blijvend te bewaren archief. Het institutioneel- en archieftechnisch onderzoek werd verricht in het Haags Gemeentearchief. De vernietiging uit het archief betrof: doublures (gedenkboeken, accountantsrapporten, reclamewerk), ingekomen facturen van 1951 en enkele staatscouranten. De ordening van het archief is gebaseerd op een functionele analyse van de statuten van de NV drukkerij de Swart & Zoon. De drukwerken van drukkerij De Swart zijn opgenomen in de bijlage op pagina 40. De lijst is niet volledig, maar geeft een globaal beeld van de diversiteit van het drukwerk dat door de drukkerij werd verricht. De drukwerken die niet door De Swart waren gedrukt, zijn uit de serie gelicht en niet in deze lijst niet opgenomen. Het archief bevat tevens audiovisueel materiaal en de foto's. Het audiovisueel materiaal (inventarisnummers 54 en 233-244) is overgedragen aan de Afdeling Beheer/AVM van het Haags Gemeentearchief. De bewerking van het archief was begroot op 136 uur. In een latere fase werd de bewerkingstijd bijgesteld. De bijstelling werd veroorzaakt door de intensieve bewerking van de circa 6 meter 'losse stukken'. De volledige bewerking van het archief, van vooronderzoek tot en met de materiële verzorging, bedroeg circa 165 uur. In modelvorm: Archief De Swart: Bruto metrage; Vernietigbaar; Blijvend bewaren. - Vernietigbaar: --; 0,5 m; --. - Extensieve Bewerking: 9 m; Nihil; 9 m. - Intensieve Bewerking: 6 m; 0,5 m; 5,5 m. - Totaal: 15 m; 0,5 m; 14,5 m. In het voorjaar van 2002 werd op initiatief van Koninklijke De Swart en het Haags Gemeentearchief een tentoonstelling georganiseerd met als thema 'Haagse drukkers'. Ter gelegenheid van deze tentoonstelling verscheen de inventaris van het archief van de Koninklijke Drukkerij H.P. de Swart & Zoon in druk. Openbaarheid: Het archief is beperkt openbaar.