Verzameling losse aanwinsten van Het Utrechts Archief: fragmentarchieven

Inleiding Tot de fusie van het Gemeentearchief Utrecht en het Rijksarchief Utrecht tot Het Utrechts Archief in mei 1998 zijn de losse aanwinsten respectievelijk opgenomen in de verzameling losse aanwinsten van het Gemeentearchief Utrecht en de verzameling handschriften van het Rijksarchief. Eerstgenoemde verzameling is toegankelijk aan de hand van Inventaris van de verzameling losse aanwinsten van de Gemeentelijke Archiefdienst Utrecht 13e-20e eeuw door A. Pietersma, van de verzameling Handschriften van het Rijksarchief zal een hernieuwde inventaris verschijnen. Beide verzamelingen zijn met ingang van de fusie afgesloten. In 2005 is besloten met terugwerkende kracht de aanwinsten sinds de fusie te beschrijven. Er is voor gekozen om deze aanwinsten in twee categoreiën te verdelen. In de eerste categorie, aangeduid als fragmentarchieven, zijn stukken opgenomen die te beschouwen zijn als archivalia van organisaties (1), families (2) en personen (3), maar waarvan de omvang te gering is om als een archief in een afzonderlijke inventaris beschreven te worden. Voorbeelden zijn een los kasboek van een bedrijf (1), een leenregister uit een huisarchief (1), familie- en persoonsdocumenten (2 en 3) en stukken, gevormd door een persoon in zijn hoedanigheid als functionaris of lid van een organisatie, zoals een lid van de gemeenteraad of een leerling van een school (3). De tweede categorie bevat stukken waarvan de archivistische vormer niet met zekerheid vastgesteld kan worden en waarvan de herkomst als zodanig onduidelijk is. Voorbeelden hiervan zijn gedrukte stukken die in oplage verspreid zijn en eigendomsbewijzen. Voor indeling in categorie 1 geldt ten slotte als extra criterium dat de familie of de persoon substantieel archief gevormd moet hebben. Een enkele ingekomen brief of een verkregen eigendomsbewijs bijvoorbeeld wordt niet aangemerkt als fragmentarchief, maar als los archiefstuk. In die hoedanigheid wordt het opgenomen in categorie 2. De stukken van de eerste categorie zijn beschreven in onderhavige inventaris. De stukken van de tweede categorie zijn beschreven in Inventaris van de verzameling Losse aanwinsten van Het Utrechts Archief, individuele stukken . Buiten beide categorieën zijn de aanwinsten betreffende de Nederlandse Spoorwegen en haar voorgangers gehouden, die opgenomen worden in een afzonderlijke verzameling Documentatie spoorwegen. Voor beide categorieën stukken geldt dat de aanwinsten enerzijds kunnen bestaan uit externe verwervingen, anderzijds uit intern aangetroffen stukken, bijvoorbeeld stukken uit de bibliotheek. De rangschikking van de stukken is in het algemeen gebaseerd op volgorde van 'binnenkomst'. Beide verzamelingen vormen niet-afgesloten bestanden die steeds aangevuld en bijgewerkt zullen worden. De stukken in onderhavige inventaris zijn per aanwinst onder één rubriek beschreven. In de betreffende rubriekstitel worden de archiefvormer en de datering van de stukken aangegeven. Nadere gegevens over verwerving of afkomst zijn, indien bekend, in bijbehorende notabene’s opgenomen. T.L.H. van de Sande, 2005 Op inv.nrs. 224 en 626 is met het oog op de bescherming van de persoonlijke levenssfeer een openbaarheidsbeperking van 75 jaar van toepassing en op inv.nrs. 2-15 en 234-238 een openbaarheidsbeperking van 100 jaar. Eerdere inzage in voornoemd inventarisnummer is slechts mogelijk na schriftelijke toestemming van de Gemeentearchivaris van Utrecht