Verzameling losse aanwinsten van de Gemeentelijke Archiefdienst Utrecht

Inleiding Iedere archiefdienst kent ze, de archiefstukken zonder broertje of zusje. In het verleden werden deze zorgenkindjes, die ieder op zich een mini-archiefje vormen, door gemeentearchivaris Muller en zijn opvolgers in de bibliotheek ondergebracht. Afgezien van deze minder gelukkige toedeling, zijn de beschrijvings- en indelingstechnieken in het bibliotheekwezen op archivalia nauwelijks toepasbaar. Daarom wordt bij de meeste archiefdiensten de oplossing gezocht in de vorming van een archivalische verzameling losse aanwinsten. Deze verzamelingen bevatten meestal buitengewoon gevarieerd en interessant materiaal. De verzameling van de Gemeentelijke Archiefdienst Utrecht, die hierop geen uitzondering vormt, is in de loop der tijd gevormd door stukken die door particulieren of andere archiefdiensten zijn aangeboden. Daarnaast zijn "stukken aangetroffen in het depot" en door vertrokken archiefambtenaren achtergelaten stukken van onbekende herkomst in deze verzameling opgenomen. Aangenomen mag worden dat deze laatste categorie stukken hiermee overigens tot het verleden behoort. Tenslotte is deze verzameling gevoed met stukken die in 1938 door het Rijksarchief in Utrecht zijn overgedragen. Het overgrote deel van deze stukken is ooit in bezit geweest van dr. Cornelis Booth en daarom werd deze overdracht in de wandeling de "collectie Booth" genoemd. Besloten is de door Booth verzamelde originele stukken niet op te nemen in het familiearchief Booth, maar in deze verzameling losse aanwinsten. In een N.B. is de herkomst vermeld. De stukken zijn in het algemeen opgenomen en genummerd in volgorde van binnenkomst. De inventarisnummers van stukken die later alsnog aan een ander archief zijn toegevoegd, zijn-om problemen bij bronvermeldingen te voorkomen-niet opnieuw gebruikt. Men treft dan de omschrijving "vervallen" aan. Dit is eveneens gebeurd in de enkele gevallen waarin uit elkaar geraakte series eigendomsbewijzen konden worden hersteld. De beschrijvingen zijn nader ontsloten door een index op zaken, persoonsnamen en geografische namen. De eerste versie van de inventaris werd in juli 1989 in de studiezaal geplaatst en bevatte 385 inventarisnummers. Vervolgens is de inventaris diverse keren aangevuld. De verzameling is in mei 1998 afgesloten in verband met de fusie van de Gemeentelijke Archiefdienst Utrecht met het Rijksarchief in de provincie Utrecht. Losse aanwinsten van de nieuwe dienst, Het Utrechts Archief, zullen in een afzonderlijke verzameling worden ondergebracht. In deze verzameling zijn niet alleen losse stukken in de strikte zin van het woord opgenomen. Vele (verzamel)beschrijvingen hebben betrekking op een serie stukken betreffende een bepaalde persoon of familie of een bepaald huis. Uit een oogpunt van efficiënt archiefbeheer is het echter niet verstandig om deze stukken als een afzonderlijk archief te beschouwen en daarom zijn ze in deze verzameling opgenomen. In de index op het archievenoverzicht wordt overigens wel verwezen naar personen of families van wie in deze verzameling stukken aanwezig zijn. Bij de inventarisatie is voor een deel gebruik gemaakt van de door Muller gemaakte beschrijvingen voor de (gedrukte) Catalogus van de bibliotheek over Utrecht. Deze zijn zoveel mogelijk gestandaardiseerd en hier en daar aanzienlijk, maar niet uitputtend herzien. De betreffende bibl.nrs. zijn in een N.B. vermeld. In sommige gevallen was het nummer niet meer te achterhalen. Hierdoor is het mogelijk dat bij elkaar horende stukken in deze inventaris gescheiden van elkaar zijn opgenomen. Bovendien kan het voorkomen dat niet het meest recente nummer is vermeld (de nummering is tweemaal herzien). Verder zijn in het verleden in sommige gevallen stukken behorende tot een bepaalde schenking uit elkaar gehaald en ingedeeld naar onderwerp. Er is geen poging gedaan deze samenhang te reconstrueren. De index moet hier uitkomst bieden. Ook het omgekeerde is het geval; er is geen poging gedaan vast te stellen of de in het verleden bij elkaar gehouden en beschreven stukken van families ook archivistisch deze samenhang vertonen. Bij de beschrijving van eigendomsbewijzen en andere stukken betreffende huizen zijn de huidige straatnaam (evenals de eigentijdse straatnaam) en het huidige nummer vermeld, in sommige gevallen na een herleiding vanuit de oude wijknummers. Wanneer het stukken betreft die dateren uit de periode vóór de huidige nummering (1880 voor het gebied buiten, 1890 voor het gebied binnen de singels), dan is het wijknummer tussen haakjes toegevoegd. De in de periode 1795-1813 gebruikte nummers zijn niet herleid. Dit zou te tijdrovend worden. Gebruikers worden op deze nummeringen geattendeerd door de omschrijving "destijds genummerd ...". In de index is aan zo'n nummer het jaar van het betreffende stuk toegevoegd. De beschrijving van eigendomsbewijzen betreffende een bepaald huis is niet geheel consequent geschied. Aanvankelijk treft men de de omschrijving "eigendomsbewijzen betreffende ..." aan, later is gekozen voor de omschrijving "akte van transport door X aan Y ..., met retroacta". Eén van de inconsequenties die bij de inventarisatie van een dergelijke verzameling kunnen binnensluipen. Ten overvloede zij er hier op gewezen dat onderzoek in de registers van transporten en plechten en de notariële protocollen voor huizenonderzoek doorgaans een veel grotere scoringskans oplevert. De hier willekeurig aanwezige stukken vormen immers maar een fractie van de akten die in genoemde bronnen zijn geregistreerd. Aantekeningen, uittreksels e.d. van historische aard zijn in deze verzameling alleen opgenomen, wanneer ze vóór ca. 1800 zijn opgemaakt. Latere stukken zijn geplaatst in de verzameling historisch werkmateriaal. De spelling van de persoonsnamen is letterlijk overgenomen. Zie verder de toelichting bij de index. De acquisitiegegevens zijn vermeld in een exemplaar van deze inventaris in het acquisitiedossier. Inv.nr. 574 is alleen toegankelijk met schriftelijke toestemming van de archivaris. De omvang van deze 1958 nummers bedraagt 20,75 m1. augustus 1998, A.Pietersma